Terms and Conditions (AGB)

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge zwischen Tigran Varazhian, Inhaber structivio (nachfolgend „Anbieter") und dem Kunden über die Nutzung der SaaS-Plattform „struct-i-vio".

(2) Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

(3) Die Leistungen richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die webbasierte Projektmanagement-Software „struct-i-vio" als Software-as-a-Service (SaaS) zur Verfügung.

(2) Der Funktionsumfang ergibt sich aus der aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Website des Anbieters. Der Anbieter ist berechtigt, die Software weiterzuentwickeln und zu verbessern.

(3) Die Software dient der Organisation, Dokumentation, Auswertung und internen Steuerung betrieblicher Abläufe. struct-i-vio ist ein Erfassungssystem und kein Steuerberatungs-, Buchführungs-, Rechtsberatungs- oder Wirtschaftsprüfungsinstrument und ersetzt keine individuelle fachliche Beratung.

(4) Die Software wird „as is" bereitgestellt. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für die Erreichung bestimmter Projektziele oder Geschäftsergebnisse.

(5) Soweit der Anbieter optionale Banking-Integrationen bereitstellt, erfolgt die technische Anbindung von Bankkonten über spezialisierte Drittanbieter und gegebenenfalls über von diesen bereitgestellte gehostete Authentifizierungs- oder Zustimmungsoberflächen. Der konkrete Funktionsumfang, die Verfügbarkeit einzelner Banken, historische Abrufzeiträume und erforderliche Erneuerungen bankseitiger Zustimmungen hängen auch von den jeweils angebundenen Banken, regulatorischen Vorgaben und Drittanbietern ab.

§ 3 Zustandekommen des Vertrags

(1) Der Vertrag kommt durch Registrierung des Kunden und Bestätigung durch den Anbieter zustande.

(2) Kostenpflichtige Leistungen werden nicht im Wege eines öffentlichen Self-Service-Abonnements abgeschlossen, sondern ausschließlich durch individuelle Vereinbarung zwischen Anbieter und Kunde (z. B. per Angebot und Auftragsbestätigung). Die Freischaltung kostenpflichtiger Leistungen erfolgt manuell durch den Anbieter nach Abschluss der jeweiligen Einzelvereinbarung.

§ 4 Verfügbarkeit

(1) Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der Plattform. Eine Verfügbarkeit von 100 % kann nicht garantiert werden.

(2) Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit vorab angekündigt und in nutzungsarme Zeiten gelegt.

(3) Für Ausfälle durch höhere Gewalt, Störungen bei Drittanbietern oder Umstände außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters wird keine Haftung übernommen.

(4) Für optionale Banking-Integrationen kann es zusätzlich zu Einschränkungen, Verzögerungen oder Unterbrechungen kommen, wenn angebundene Banken, Banking-Dienstleister oder deren Schnittstellen vorübergehend nicht verfügbar sind, regulatorische Anforderungen geändert werden oder Authentifizierungs- bzw. Zustimmungsprozesse erneuert werden müssen.

§ 5 Nutzungsrechte und Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde erhält ein nicht-exklusives, nicht übertragbares Recht zur Nutzung der Software für die Vertragsdauer.

(2) Der Kunde ist verpflichtet:

• seine Zugangsdaten vertraulich zu behandeln;
• die Software nur für rechtmäßige Zwecke zu nutzen;
• keine Maßnahmen zu ergreifen, die die Sicherheit oder Integrität der Plattform gefährden.

(3) Der Kunde ist für alle Aktivitäten unter seinem Account verantwortlich.

(4) Der Kunde bleibt für die fachliche Prüfung sowie die rechtzeitige Erfüllung seiner handels-, steuer- und sonstigen gesetzlichen Pflichten verantwortlich. Auswertungen, Berechnungshilfen und Hinweise der Software sind vor ihrer Verwendung für Buchungen, Meldungen, Erklärungen oder Abschlüsse eigenverantwortlich zu prüfen.

(5) Aktiviert der Kunde optionale Banking-Integrationen, darf er nur solche Bankkonten anbinden und verarbeiten lassen, für die er über die erforderlichen Rechte und Befugnisse verfügt. Importierte Konto-, Transaktions- und Zuordnungsdaten sind vor ihrer Verwendung für Buchungen, Meldungen, Freigaben oder sonstige fachliche Entscheidungen eigenverantwortlich zu prüfen.

§ 5b Cold-Leads-Modul (optionale Outbound-Kontaktfunktion)

(1) Was das Modul tut. Das optionale Cold-Leads-Modul ermöglicht es dem Kunden, potenzielle Geschäftskunden (Outbound-Kontakte) zu erfassen und über sein eigenes angebundenes E-Mail-Postfach anzusprechen. Die Plattform stellt dafür technische Hilfsmittel bereit: eine Kontaktliste, eine Sperrliste (Suppression List), einen Double-Opt-In-Mechanismus und automatische Abmeldelinks (List-Unsubscribe).

(2) Der Kunde ist alleinig Verantwortlicher. Der Kunde nutzt das Cold-Leads-Modul als datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Er ist ausschließlich selbst dafür zuständig,

• dass für jede Kontaktaufnahme eine geeignete Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO vorliegt (z. B. berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder Einwilligung nach lit. a);
• dass die Voraussetzungen für die Kontaktaufnahme per E-Mail nach § 7 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) erfüllt sind — insbesondere, dass keine unzumutbare Belästigung vorliegt;
• dass erteilte Widersprüche (Unsubscribes) dauerhaft beachtet werden und keine weitere ungewünschte Kontaktaufnahme stattfindet;
• dass die betroffenen Personen gemäß Art. 13 / Art. 14 DSGVO über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden.

(3) struct-i-vio ist nur Werkzeug, nicht Absender.E-Mails werden über das eigene Postfach des Kunden (SMTP oder Microsoft 365 / Graph) und nicht über Mailserver des Anbieters versendet. Der Absender ist stets der Kunde. struct-i-vio übernimmt keine Haftung für den Inhalt versendeter E-Mails, für Spam-Einstufungen oder für Schäden, die durch rechtswidrige Kontaktaufnahmen entstehen.

(4) Technische Schutzmaßnahmen. Die Plattform erzwingt vor jedem Versand eine automatische Prüfung gegen die tenant-weite Sperrliste. An Adressen, die sich abgemeldet haben oder als Bounce oder Beschwerde markiert sind, werden keine Mails versendet. Der Kunde darf diese Schutzmaßnahme nicht durch direkte Datenbankzugriffe oder andere technische Mittel umgehen.

(5) Kein Massen-Versand ohne ausdrückliche Aktivierung.Der Massen-Versand (Bulk-E-Mail-Funktion) steht nur nach ausdrücklicher Aktivierung und Bestätigung der strukturierten Rechtsgrundlage zur Verfügung. Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für die Einhaltung des anwendbaren Rechts beim Bulk-Versand.

§ 5a KI-Funktionen

(1) Der Anbieter stellt optional einen KI-gestützten Assistenten bereit. Die Nutzung ist freiwillig und erfordert eine separate Einwilligung gemäß § 12 der Datenschutzerklärung.

(2) Ab dem 1. September 2026, 00:00 Uhr (Europe/Berlin), werden sämtliche kundenbezogenen KI-Funktionen usage-based über ein gemeinsames Prepaid-Credit-Guthaben des Kunden abgerechnet. Dies umfasst insbesondere Chat, Recherche, Lead-Bewertungen, CRM-Vorschläge, Angebots- und Dokumentenerstellungen, OCR, Sprache, Übersetzungen, Embeddings sowie automatisierte KI-Verarbeitungen. Monatliche Tenant-, Mitarbeiter- oder Funktionsbudgets werden ab diesem Zeitpunkt nicht mehr gewährt.

(3) Für den Erwerb gilt: 1.000 Credits entsprechen 1,00 EUR netto gekauftem Guthaben. Der Erwerb erfolgt ausschließlich aufgrund einer individuellen Vereinbarung und Rechnung; ein öffentliches Self-Service- Abonnement oder ein automatischer Credit-Kauf wird nicht angeboten. Umsatzsteuer wird außerhalb des Credit-Guthabens nach den gesetzlichen Vorgaben berechnet.

(4) Die tatsächlich belastete Credit-Menge wird je abgeschlossener KI-Operation anhand der gemessenen Nutzung aller zugehörigen Verarbeitungsschritte und der versionierten Abrechnungsgrundlage ermittelt. Die Summe wird auf ganze Credits aufgerundet. Die konkrete Belastung wird dem Nutzer nach Finalisierung angezeigt und im Nutzungskonto des Kunden dokumentiert. Interne Kalkulationsgrundlagen werden im kunden- bzw. mandantensichtbaren Beleg nicht ausgewiesen. Tarif- und Abrechnungsgrundlage werden versioniert.

(5) Ein neuer Vorgang wird bei fehlendem verfügbaren Credit-Guthaben nicht gestartet. Für einen zugelassenen Vorgang kann vor seinem Beginn ein ausreichender Betrag reserviert werden; der nach Abschluss nicht benötigte Teil wird wieder freigegeben. Vorgänge, die vor dem 1. September 2026 begonnen wurden, werden nach der bis zu ihrem Start geltenden Abrechnungsregel behandelt. Die Credit-Belastung eines begonnenen Vorgangs wird nicht durch den späteren Stichtag geändert.

(6) Eindeutig technisch fehlgeschlagene oder ohne verwertbares Ergebnis beendete Vorgänge werden nicht belastet; eine bereits vorgenommene Reservierung wird freigegeben oder erstattet. Ist anhand des Providerverlaufs zunächst nicht eindeutig feststellbar, ob eine abrechenbare Verarbeitung stattgefunden hat, bleibt die Abrechnung bis zur Klärung offen. Ein erfolgreich erzeugtes Ergebnis wird auch dann berechnet, wenn es fachlich nicht den Erwartungen des Kunden entspricht. Kulanzgutschriften und sonstige Korrekturen erfolgen nur als nachvollziehbare manuelle Ausgleichsbuchung. Chargebacks und Rückabwicklungen werden nach der individuellen Vereinbarung und den gesetzlichen Vorgaben behandelt.

(7) Gekaufte Credits verfallen während eines laufenden Vertrags nicht. Nicht verbrauchte monatliche Kontingente aus dem Zeitraum bis zum 31. August 2026 sind keine gekauften Credits, werden nicht in das Prepaid-Guthaben übertragen und verfallen zum Ende dieses Zeitraums. Eine ausdrücklich gewährte Kulanz wird als gesonderte Gutschrift im Nutzungskonto ausgewiesen.

(8) KI-Ausgaben sind unverbindliche Empfehlungen. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Eignung der KI-generierten Inhalte. Ein Anspruch auf eine bestimmte Antwortqualität besteht nicht.

(9) Schreibvorschläge des KI-Assistenten (z. B. Anlegen von Aufgaben oder Einträgen) werden erst nach ausdrücklicher Bestätigung durch den Nutzer ausgeführt. Es erfolgen keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO.

(10) Die kundenbezogenen KI-Verarbeitungen erfolgen abhängig von der gewählten Funktion über die in der Datenschutzerklärung und dem Auftragsverarbeitungsvertrag bezeichneten Microsoft-Azure-KI-Dienste und dort aufgeführten Unterauftragsverarbeiter. Soweit zugesagt, werden europäische Verarbeitungsregionen verwendet und die übermittelten Daten nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle genutzt. Weitere Einzelheiten ergeben sich aus der Datenschutzerklärung.

(11) Der Anbieter ist berechtigt, die KI-Funktionen jederzeit anzupassen, einzuschränken oder einzustellen. Ein Anspruch auf dauerhafte Bereitstellung besteht nicht.

§ 5c Kampagnen an Kontakte und CRM-Leads

(1) Der Kunde kann Kampagnen neben Cold Leads auch an seine in struct-i-vio verwalteten Kontakte und CRM-Leads adressieren. Der Kunde wählt die Zielgruppe und die Filter selbst aus. Die Plattform stellt hierfür ausschließlich die technische Auswahl-, Vorschau- und Versandinfrastruktur bereit.

(2) Vor der Aktivierung einer Kampagne muss der Kunde eine strukturierte Rechtsgrundlage bestätigen. Zulässig sind eine dokumentierte Marketing-Einwilligung oder eine im Einzelfall vom Kunden geprüfte Bestandskunden-Ausnahme, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere § 7 UWG, erfüllt sind. Die Auswahl eines Kontakttyps, eines Kundenstatus oder eines CRM-Filters ersetzt diese Prüfung nicht. Der Kunde muss die Auswahl, den Zweck, den Zeitpunkt und die Nachweise seiner Rechtsgrundlage selbst dokumentieren und aktuell halten.

(3) Für Cold Leads gelten die besonderen Einwilligungs- und DOI-Regeln des Cold-Leads-Moduls. Für Kontakte und CRM-Leads ist Engagement-Tracking (Öffnen und Klicken) technisch deaktiviert und im Versandpfad nicht aktivierbar. Der Kunde darf keine Tracking-Funktion durch Inhalts- oder Konfigurationsänderungen umgehen.

(4) Eine Abmeldung oder ein Widerspruch gilt adressbezogen für den gesamten Mandanten. Die Plattform führt diese Adresse in einer tenant-weiten Sperrliste und verhindert weitere Kampagnen- und Outbound-Versendungen an diese Adresse, auch wenn sie später einem anderen Kontakt, CRM-Lead oder Cold Lead zugeordnet wird. Diese Schutzmaßnahme darf nicht umgangen werden.

§ 6 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Datenschutzerklärung und der DSGVO.

(2) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, wird ein separater Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) geschlossen.

§ 6a Speicherung, Sicherung und Löschung von Dateien und Daten

(1) Vom Kunden hochgeladene Dateien und Unterlagen werden als Teil der SaaS-Leistung in zugriffsgeschützten Speicherbereichen verarbeitet und den jeweiligen Unternehmens-, Projekt- oder Vorgangskontexten zugeordnet.

(2) Der Zugriff auf Dateien erfolgt nur im Rahmen der vom Kunden vergebenen Berechtigungen sowie der in der Plattform hinterlegten Rollen-, Tenant- und Freigabelogiken. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt.

(3) Löschvorgänge für reguläre Arbeitsunterlagen führen im Regelfall nicht sofort zu einer endgültigen Entfernung. Dateien werden zunächst in einen Papierkorb überführt und können dort von berechtigten Nutzern wiederhergestellt werden. Die endgültige Entfernung aus dem Produktivbetrieb erfolgt regelmäßig erst nach bis zu 30 Tagen, sofern keine Wiederherstellung erfolgt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

(4) Zur Absicherung gegen versehentliche Löschungen und technische Ausfälle können Dateien zusätzlich in einem getrennten Backup-Speicher innerhalb Europas (AWS S3, Region Stockholm, eu-north-1) vorgehalten werden. Diese Sicherungskopien sind nicht Teil des regulären Nutzerzugriffs und werden verschlüsselt übertragen. Sie werden für Wiederherstellungszwecke herangezogen, solange die Datei in der Plattform noch vorhanden ist. Wird eine Datei endgültig aus dem System-Papierkorb entfernt, wird die entsprechende Sicherungskopie automatisch nach spätestens 1 Jahr (365 Tagen) aus dem Backup-Speicher gelöscht (Backup-Versioning-Purge).

(5) Zur Absicherung gegen technische Ausfälle und zur Wiederherstellung nach Notfällen können zusätzlich verschlüsselte Sicherungskopien der produktiven Anwendungsdatenbank in einem getrennten Backup-Speicher innerhalb Europas (AWS S3, Region Stockholm, eu-north-1) vorgehalten werden. Diese Datenbanksicherungen sind nicht Teil des regulären Nutzerzugriffs und werden ausschließlich für Wiederherstellungs- und Notfallzwecke genutzt. Sie werden automatisch nach spätestens 12 Monaten gelöscht oder überschrieben.

(6) Abweichend von Absatz 3 und Absatz 4 werden Dateianhänge, die der Kunde im KI-Chat-Assistenten hochlädt, nicht in den Papierkorb gemäß Absatz 3 überführt, sondern nach Ablauf der sieben-tägigen Aufbewahrungsfrist im nächsten regulären Cleanup-Lauf endgültig gelöscht. Diese Chat-Anhänge werden nicht in den Sicherungsspeicher nach Absatz 4 gespiegelt; eine Wiederherstellung ist nach Ablauf dieser Frist ausgeschlossen. Legt der KI-Assistent einen solchen Anhang auf Veranlassung des Kunden dauerhaft als Geschäftsobjekt ab (z. B. als Rechnung), gelten für diese Kopie die Absätze 3 bis 5.

§ 6b Änderungsprotokoll (Audit-Log)

(1) Die Plattform führt ein automatisches Änderungsprotokoll (Audit-Log) über sicherheits- und compliance-relevante Aktionen. Das Änderungsprotokoll dient dem Nachweis von Zugriffen, Änderungen und Löschvorgängen sowie dem Schutz vor unbefugter Manipulation.

(2) Einträge im Änderungsprotokoll sind unveränderlich und können nicht durch Nutzer oder Kundenadministratoren gelöscht werden (Manipulationsschutz). Auf Anfrage gemäß Art. 17 DSGVO kann der Anbieter personenbezogene Daten innerhalb von Audit-Log-Einträgen anonymisieren (Pseudonymisierung der Betroffenen-Identität), ohne den Nachweis-Charakter des Protokolls zu zerstören.

(3) Die Aufbewahrungsdauer der Audit-Log-Einträge richtet sich nach der Daten-Klasse des protokollierten Vorgangs:

(4) Nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer werden Audit-Log-Einträge automatisch gelöscht. Eine längere Aufbewahrung erfolgt nicht; insbesondere ist struct-i-vio kein Archivierungssystem für handels- oder steuerrechtliche Pflichtunterlagen.

(5) Für die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (insbesondere HGB §§ 238, 257; AO § 147) ist der Kunde selbst verantwortlich. Der Anbieter stellt jederzeit Exportfunktionen (CSV, Excel, PDF) bereit, mit denen der Kunde seine Daten für die eigene Archivierung sichern kann.

§ 7 Vergütung und Zahlung

(1) struct-i-vio steht in einer kostenlosen Basisversion zur Verfügung. Darüber hinaus können kostenpflichtige Leistungen auf Anfrage vereinbart werden. Die Konditionen richten sich nach der jeweiligen Einzelvereinbarung zwischen Anbieter und Kunde; öffentliche Standardpreise werden nicht ausgewiesen.

(2) Neue Nutzer erhalten nach der Registrierung einen 30-tägigen Testzeitraum mit vollem Funktionsumfang. Nach Ablauf des Testzeitraums wechselt der Zugang in die kostenlose Basisversion, sofern keine kostenpflichtige Leistung individuell vereinbart wurde.

(3) Abrechnungsmodalitäten, Zahlungsfristen und Zahlungsweise ergeben sich aus der jeweiligen Einzelvereinbarung. Alle Vergütungen verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit nicht ausdrücklich anders vereinbart.

(4) Soweit die Einzelvereinbarung KI-Credits vorsieht, werden diese als Prepaid-Guthaben erworben und im Nutzungskonto des Kunden verbucht. Eine Belastung erfolgt nur bis zur Höhe des verfügbaren Guthabens; bei fehlendem Guthaben wird die KI-Nutzung unterbrochen. Einzelheiten zu Nachkauf, Erstattung, Chargeback und einer gegebenenfalls erforderlichen manuellen Korrektur ergeben sich aus der Einzelvereinbarung und dem Nutzungskonto.

§ 8 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Die Haftung ist auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

(3) Die Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn und Datenverlust ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

(4) Der Anbieter haftet nicht für die Richtigkeit der vom Kunden eingegebenen Daten oder für Ergebnisse, die auf Basis dieser Daten erzielt werden.

§ 9 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann von beiden Seiten mit einer Frist von 1 Monat zum Monatsende gekündigt werden.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(3) Nach Vertragsende wird der Zugang zur Plattform gesperrt. Der Kunde kann vor Ablauf einen Datenexport anfordern.

§ 10 Datenausgabe bei Vertragsende

(1) Der Kunde kann bis zum Vertragsende einen Export seiner Daten anfordern.

(2) struct-i-vio ist ein Erfassungssystem für Bau-Projektdaten und ausdrücklich kein Buchhaltungssystem (vgl. § 2 Abs. 3, § 5 Abs. 4). Eine Aufbewahrungspflicht nach HGB § 257 / AO § 147 trifft den Auftraggeber, nicht den Anbieter. Der Anbieter hält Tenant-Daten für die in § 6b definierten Lebenszyklen vor; danach werden sie gelöscht. Nach Vertragsende werden personenbezogene Daten aus gelöschten Benutzerkonten unverzüglich anonymisiert oder gelöscht und Zugänge entfernt. Der Auftraggeber ist verpflichtet, steuer- und handelsrechtlich aufbewahrungspflichtige Daten rechtzeitig über die Export-Funktion (vgl. § 9 Abs. 3) zu sichern und in seinem Buchhaltungssystem zu archivieren. Auf Anfrage stellt der Anbieter eine schriftliche Löschbestätigung aus.

(3) Für regulär innerhalb der Plattform gelöschte Unterlagen gilt auch nach Vertragsende, dass diese zunächst noch der jeweiligen Papierkorb- und Wiederherstellungslogik unterliegen können, bevor eine endgültige Entfernung aus dem Produktivbetrieb erfolgt, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder dokumentierten Weisungen des Kunden etwas anderes verlangen.

§ 11 Änderungen der AGB

(1) Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit angemessener Ankündigungsfrist zu ändern.

(2) Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 4 Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung, gelten die geänderten AGB als angenommen.

§ 12 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist München, sofern der Kunde Kaufmann ist.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.